Organizację działania zespołowego w firmie tworzy grupa ludzi, którzy powinni ze sobą współpracować w sposób uporządkowany i skoordynowany. Tylko w ten sposób mogą osiągnąć założone cele. Niestety, kiedy pojawia się problem z porozumieniem oraz gotowością uczestniczenia w komunikacji, skutkuje to utrudnieniami w realizacji planów.
Jak zatem komunikować się, by przekazywane informacje były czytelne i zrozumiałe tak samo, dla wszystkich odbiorców? Co i w jaki sposób przekazywać pracownikom, by wspierali oni rozwój firmy, by posiadali wszystkie informacje niezbędne do realizacji poszczególnych zadań? Firma, która poszukuje odpowiedzi na te pytania oraz sposobów przekazywania informacji w taki sposób, by dotarła ona do wszystkich adresatów, wywołując zamierzony efekt, osiągnie sukces. Dobra komunikacja jest bowiem podstawą każdego sprawnie funkcjonującego biznesu, zaś system komunikacyjny powinien być starannie skonstruowany i systematycznie korygowany.
Ludzie, jako istoty społeczne, komunikują się ze sobą nie tylko w celu zaspokojenia swoich potrzeb, ale i w celu realizacji pewnych zadań, rozwijania firmy, w której są zatrudnieni, przyczyniania się do jej sukcesu. Ten proces komunikacji jest w pełni efektywny wówczas, kiedy ma charakter dwustronny, kiedy pojawia się tzw. sprzężenie zwrotne, czyli reakcja odbiorcy na informację po jej odkodowaniu, mówiąca o tym, czy przekaz dotarł i czy został zrozumiały. Aby uniknąć błędów w komunikacji, warto stosować się do kilku wskazówek.
Zadbaj o balans informacyjny
Zbyt dużo informacji, podanych w zbyt krótkim czasie, niekiedy nieistotnych z punktu widzenia pracownika, wpływa demotywująco, może również powodować z jego strony działania, których się od niego nie oczekuje. Równie niekorzystna dla interesów firmy jest sytuacja odwrotna, czyli blokowanie informacji na pewnych szczeblach. Brak informacji rodzi plotki, domysły, obniża morale pracowników i negatywnie wpływa na ich motywacje. Dlatego dbaj o równowagę w ilości przekazywanych komunikatów i nie dopuszczaj do sytuacji, w której o istotnych dla dalszego funkcjonowania firmy faktach (np. reorganizacji), pracownicy dowiadują się z mediów.
Nie pozwalaj na zniekształcenia komunikatu
Informacja którą przekazujemy nie zawsze jest tą samą, którą odbierają pracownicy. Wpływ na to mają bariery komunikacyjne, czyli wszystkie te czynniki, które uniemożliwiają, zakłócają lub zniekształcają przepływ informacji. Do najczęstszych barier należą problemy lingwistyczne (niedokładność językowa), stany emocjonalne, różne doświadczenia życiowe, brak koncentracji i presja czasu. Dlatego warto przeanalizować dokładnie informacje, zanim postanowimy się nią podzielić z pracownikami. Zastanówmy się, czy może ona zostać zrozumiana niewłaściwie, czy nie jest wieloznaczna, czy nie jest za bardzo (lub zbyt mało) szczegółowa. Zadbaj również o właściwy jej obieg starając się, aby droga jej przekazywania była jak najkrótsza.
Zadbaj o zaspokojenie potrzeb
Jednym z błędnych przekonań w procesie komunikacji jest założenie, że wiadomość, którą wysyłamy, jest identyczna jak wiadomość odebrana. Jeśli towarzyszy ci przekonanie, że każdy odbiorca jest nią zainteresowany, to się mylisz. Aby stać się efektywnym nadawcą, który komunikując się uzyskuje zamierzony efekt, musisz nastawić się na twojego odbiorcę. Zastanów się, czego on oczekuje, jakie w związku z daną informacją mogą pojawić się pytania, a także, czy wybrany przez ciebie kanał komunikacji, czyli sposób jej przekazania, jest właściwy. Upewnij się też, że pracownicy w związku z twoim komunikatem wiedzą wszystko, co jest im niezbędne do wykonania danego zadania, a kiedy trzeba (zwłaszcza w przypadku komunikatów o szczególnym znaczeniu) rozważ osobiste ich przekazywanie.
Słuchaj aktywnie i odpowiadaj na pytania
W rozmowie z pracownikami staraj się identyfikować z nadawcą komunikatu i uczestniczyć w wymianie komunikacyjnej oraz unikaj dokonywania zbyt wczesnej oceny otrzymanej informacji. Staraj się nie tylko słuchać, ale też usłyszeć, nie bądź pasywnym odbiorcą, skoncentruj się na rozmowie, zadawaj pytania otwarte (wymagające szerszej odpowiedzi), a w pewnych okolicznościach – na przykład powrót do meritum sprawy – pytań zamkniętych, ograniczających wachlarz odpowiedzi najczęściej do „tak” i „nie”. Na pytania skierowane w twoim kierunku odpowiadaj szczerze i pewnie. Prowadząc zebrania z pracownikami zadbaj również o ich komfort, tak, by wszyscy mogli swobodnie się porozumiewać, by nie przeszkadzały dzwoniące telefony czy zbyt duża odległość od siebie.
Zachęcaj do rozwiązywania problemów
Pracownicy często odczuwają lęk przed porażką, przed przyznaniem się do faktu, iż mają wątpliwości, czy problemy z wykonaniem danego zadania. Dlatego istotne jest, by pracownicy mieli świadomość, że w przypadku wszelkich problemów mogą zwrócić się o pomoc czy wskazówki, że służysz im wsparciem wynikającym z wiedzy i doświadczenia. Zadbaj jednak o to, by przychodzili ze swoimi propozycjami rozwiązania danego problemu i przedyskutujcie je wspólnie. Taki sposób działania oraz świadomość, że mają twoje wsparcie, sprawia, że są bardziej zmotywowani, nie boją się działać, poszerzają swoje kompetencje. Korzystasz i ty – możesz delegować im nawet odpowiedzialne zadania, sprawując nad nimi kontrolę, ale nie ingerując bez potrzeby w ich wykonanie.
Wspólnie pracujcie na sukces firmy
Zaangażowanie pracowników w usprawnianie procesów w firmie, w tym procesu komunikacji oraz przeświadczenie, że mają oni moc sprawczą, motywuje ich do działania i sprawia, że chętniej angażują się w sprawy firmy i pracują wydajniej. Jeszcze wielokrotnie cię zaskoczą generując nowe pomysły czy wysuwając propozycje pozwalające zaoszczędzić czas i pieniądze.
Zadbaj o czarodziejskie słowa
„Proszę”. „Przepraszam”. „Dziękuję”. Te trzy słowa powinny znaleźć się w twoim słowniku, bowiem znacząco wpływają na motywację pracowników i tworzenie kultury organizacyjnej. Dziękuj za dobrze wykonaną pracę, zrezygnuj z roszczeniowego tonu i przepraszaj, jeśli popełniłeś błąd. Pamiętaj, że autorytetu nie buduje się z użyciem agresji, ostrych słów, nakazów i zakazów.