Aby starać się o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej trzeba przejść przez 4 etapy przygotowywania wniosku.
Pierwszym zadaniem jest oczywiście opracowanie pomysłu. Gdy pojawi się w głowie sensowna myśl, określony cel, grupa osób, dla której chciałoby się działać, warto rozeznać się dokładniej w potrzebach, aby niczego nie przeoczyć. Ze szkicem swojej idei pod pachą, można zająć się kolejnym działaniem.
Biorąc pod uwagę działalność, wiedzę i doświadczenie życiowe beneficjentów, trzeba poszukać odpowiedniego źródła finansowania. Przykładowo w latach 2014-20 jest przewidzianych 5 krajowych programów: Infrastruktura i Środowisko, Inteligentny Rozwój, Polska Cyfrowa, Wiedza Edukacja Rozwój i Polska Wschodnia oraz z 16 programów regionalnych. Dodatkowo można zdobywać środki na projekty realizowane z partnerem zagranicznym z programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej. W grę może wejść także kredyt lub pożyczka, fundusze kapitałowe lub poręczenia.
Stworzenie projektu jest niczym innym jak rozpisanym w czasie rozszerzonym o konkretne zadania szkicem pomysłu z pierwszego kroku. Bez projektowego myślenia, zatem bez celów, zadań i opisanej realizacji, nie da rady wystartować po środki.
Krok trzeci jest bardzo spójny z krokiem czwartym – zapoznanie się z harmonogramem konkursów. Jeśli pomysł jest już osadzony w odpowiednim programie, obowiązkowo powinno się dowiedzieć ile czasu pozostaje na przygotowanie wniosku, czyli rozpisanie szkicu w projekt.
Gdy uda się wszystko przygotować w terminie, pozostaje czekać na dalsze instrukcje od instytucji decydujących o przydzieleniu środków.